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年会管理规定(试行)

中国自动化大会管理办法

2013619日学会九届九次常务理事会会议通过)

    为规范中国自动化大会组织工作,经中国自动化学会秘书处提案、常务理事会讨论决定,制定中国自动化大会管理规定。

第一条 总则

中国自动化大会,英文名称是The Chinese Congress of Automation,缩写为CAC,是由中国自动化学会主办的国内大型综合性学术会议,旨在增进国内自动化领域内工作者之间的学术交流,为年轻学者提供一个全国性学术交流平台,加强不同学科专业之间的相互借鉴和交叉融合,为助力地方国民经济的发展提供良好契机。中国自动化大会的举办有助于增强国内自动化界的凝聚力,有助于在国家层面上扩大自动化学科对不同地区的社会影响,有助于带动各个地区的自动化学科发展。

中国自动化学会鼓励高校、科研院所、企事业单位积极参与学术大会的承办工作,拓展合作与交流渠道,共同搭建高水平、高质量的学术交流平台。

第二条 运作模式

    中国自动化大会每两年举办一次,采取中国自动化学会主办,国内各高校、科研院所以及企事业单位承办或者共同承办的运作方式。大会的举办形式为大会主题报告和专题研讨的有机结合,会议举办时间单数年的11月,会期2-3天,具体要求如下:

1. 大会主题报告反映自动化学科及交叉学科研究最新进展、综述性大会邀请报告,并邀请部分国外杰出学者报告;

2. 每个专题研讨会需要组织10篇以上报告,报告人应至少来自4个以上单位;

3. 征稿采取约稿与自由投稿相结合的方式。

第三条 管理机构

    中国自动化学会常务理事会是中国自动化大会的最高管理机构。在中国自动化学会常务理事会讨论和推选的基础上,中国自动化学会定期成立中国自动化大会顾问委员会、程序委员会和组织委员会,负责中国自动化大会的整体组织工作,其日常管理事务由中国自动化学会秘书处办公室承担。

第四条 职责和权利

1. 中国自动化大会程序委员会全面负责大会的学术组织工作,在常务理事会的授权下,通过程序委员会和中国自动化大会办公室进行大会日常事务的处理与协调,其职责和权利主要包括:

1)  大会的总体策划和日程安排;

2)  大会网站、会议系统的建立和信息更新;

3)  大会邀请报告的拟定和邀请以及专题研讨邀请报告的审定,在选取大会报告和专题研讨时邀请报告时酌情考虑承办单位;

4)  大会论文的征集、审阅、遴选和编辑;

5)  大会文集编辑、排版和印刷,全文光盘的制作;

6)  对各专业委员会、工作委员会和协办单位的协调、组织。

2. 在中国自动化学会常务理事会的授权下,大会组织委员会通过承办单位开展学术大会的当地会务组织工作,承办单位作为组织委员会秘书处,其职责和权利主要包括:

1)    大会当地的组织策划过程中,获得中国自动化学会中国自动化大会中国自动化学会主办等字样的使用权,并需要在大会组织过程中予以注明;

2)    大会组织和举办期间,承办单位的名称字样有权出现在大会的所有宣传印刷品、网站及会场上;

3)    会议宣传、征稿与相关咨询工作

4)    学术大会自动化领域相关展览的组织和安排;

5)    大会会址、会场的选择、安排与协调,参会代表的接待、食宿、交通等会务组织安排;为会议代表提供清晰的住房标准及预定住房,并能为代表预定返程机票或火车票;

6)    大会的财务预算安排,通过大会网站和会议系统公布注册信息并进行在线注册、收取会议代表注册费和展览费等,独立核算,自负盈亏。

7)    配置会议中使用的仪器设备,并保证会议使用设备的正常运作;

8)    会议中安排足够的工作人员做好代表注册、分会场服务等各项工作,并能选择英语较好的工作人员负责外宾代表的接待。

9)    配合程序委员会制作程序册,提供程序册中所需的会场及其他当地信息,并负责程序册的印刷工作;

10)  承办单位应定期向主办单位报告会议筹备情况,及时沟通,必要时召开会议协调有关工作。

第五条 经费说明

1. 会议注册费、协办单位赞助费和大会参展展位费的收取标准须报中国自动化学会常务理事会商议通过后方可执行;

2. 承办单位可争取相关企业资助,资助经费由承办单位使用;

3. 大会报告人及特邀代表的会议费、当地食宿由承办方负责。其他有关事项均由总会与承办单位协商解决。

4. 会议结束后由承办单位提交财务结算报告。如有节余,由承办单位支配(需符合财务制度)。上交中国自动化学会的费用在会议召开前支付,具体数额确定承办单位时由总会和承办单位具体协商决定。

5. 中国自动化学会通过自有网站、中国自动化学会通讯、合作刊物等推广,向省级学会、分支机构、会员发放消息。

第六条 承办方法

国内有条件、有能力的各大高校、科研院所、企事业单位均可单独或联合向中国自动化学会申请承办中国自动化大会,大会的申请和组织流程如下:

1.    申请单位要在上一届大会召开前两个月(26个月)向学会秘书处办公室提出书面申请(申请书可从学会网站www.caa.org.cn下载)。

2.    学会秘书长工作会议听取各个单位或机构的大会承办申请陈述,投票表决后,确定大会的承办单位,报常务理事会通过。

3.    成立大会顾问委员会、程序委员会和组织委员会,并在常务理事会的授权下,承办方与中国自动化学会签订大会承办协议;

4.    获得批准后,承办方向中国自动化学会提交正式的大会组织工作方案,详细说明大会筹备的时间节点、工作开展情况和大会的资金预算等内容。

5.    承办单位负责收取参会代表的注册费和厂商展览费,并进行独立财务核算。承办单位有义务资助大会的组织工作;

6.    大会的当地组织工作结束后一个月内,承办方向中国自动化学会提交大会经费使用说明,大会组织工作总结,包括承办单位公函,会议通知、申请报告、各项筹备记录,会议日程,与会人员名单,经费使用详单,预期目标的实现程度、会议影像资料及会议纪要等。依据上述材料和大会代表反馈情况,大会组织委员会将对承办方的整个组织工作进行最终评价。

第七条 附则

     大会的筹备和组织过程中,重要涉外事宜报中国自动化学会协调处理,境外与会代表由中国自动化学会按照中国科学技术协会有关境外专家管理规定进行管理。

本管理规定自公布之日起,由中国自动化学会负责解释。

附:承办中国自动化大会申请书

中国自动化学会秘书处、办公室

                                                                                         20136