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分支机构工作条例

中国自动化学会分支机构工作条例

(2015年1月8日十届二次常务理事会通过)

 第一章 总 则  

第一条 为规范中国自动化学会专业委员会、工作委员会(以下简称分支机构)的组织和学术活动,根据中国自动化学会章程制定本条例。分支机构须遵照中国自动化学会章程和本条例及学会其他有关规定开展工作。

第二条 专委会、工委会是根据自动化及相关领域的研究、开发及应用的发展需要,由中国自动化学会设立的分支机构,是中国自动化学会开展学术活动和科技活动的主体。专委会、工委会接受中国自动化学会的直接领导。

第三条 分支机构的宗旨是:团结、联合、组织自动化及相关领域的专业人士按照不同领域或专业开展学术/技术交流、发展战略研究、制定专业技术标准、进行专业资格认可、举办专业培训等相关活动,提高所从事领域的科研、教学、应用水平,促进研究成果的应用和向产品的转化。分支机构坚持学术民主和组织上的开放,根据学科发展、技术创新和技术应用的需求开展活动。

第二章 分支机构的创建、撤销、更名和合并

第四条 分支机构的创建

 1.申请。创建新的分支机构需有至少40名中国自动化学会会员中相关领域的专业人士联名提出创建申请。申请的内容包括拟成立的分支机构的定位、专业内容及应用方向、活动范围,并须说明是否和现有中国自动化学会分支机构覆盖的业务范围重叠等。申请中应注明主要发起人和联络人(申请表见附件)。

 2.审核。中国自动化学会秘书处收到创建新分支机构的申请后,经秘书长工作会议提交常务理事(学术工作组)考查其创建的必要性,并在2个月内告知申请人是否能够提交常务理事会审议。根据常务理事(学术工作组)意见,秘书处可要求申请人作口头陈述。对不能提交常务理事会的申请,秘书处要告知发起人拒绝的理由。

 3.批准。中国自动化学会常务理事会根据拟创建分支机构的申请报告和常务理事(学术工作组)对拟创建分支机构的审查意见决定是否同意成立该分支机构。依据学会章程,经常务理事会讨论通过后,在1个月内向中国科协报备。对未获常务理事会批准的申请,学会秘书处在常务理事会做出决议后10日内告知发起人结果和未批准理由。

第五条  分支机构的更名和合并

分支机构全体委员会议可做出分支机构更名或合并的决议,报中国自动化学会秘书处,经秘书长工作会议讨论,提交常务理事(学术工作组)审查后报中国自动化学会常务理事会。依据学会章程,经常务理事会讨论通过后,在1个月内向中国科协报备。更名后和合并后的分支机构,按照新成立的分支机构程序办理。

第六条  分支机构的撤销

 分支机构全体委员会议可做出撤销决议,报中国自动化学会秘书处,经秘书长工作会议讨论后提交中国自动化学会常务理事会。
 分支机构有下列情形之一者,中国自动化学会秘书处可向常务理事会提出撤销分支机构的动议:

 1.分支机构所从事的领域在学术、技术、应用和产业方面已没有足够的需求,或已被别的专业领域所涵盖;

 2.分支机构的委员数不足40人;

 3.分支机构有严重违反中国自动化学会章程、条例或常务理事会决议的行为、被警告后仍不改正;

4. 分支机构连续两年评估为不合格。

常务理事会根据上述建议或动议审议决定是否要撤销分支机构。常务理事会通过撤销的决议后1个月内向中国科协报备。一经常务理事会做出撤销分支机构的决议,该分支机构必须立即停止任何活动,并向中国自动化学会秘书处交回该分支机构图章。

第三章 分支机构的组织机构

第七条 分支机构委员

 1.分支机构委员由本领域内有一定学术成就或管理能力的专业人士担任,且必须是中国自动化学会会员。委 员主要以个人身份参与分支机构的工作。如委员系代表所在单位参与工作,应有其所在单位的书面推荐。委员构成应考虑单位性质和地区分布,来自同一个单位的委 员数一般不超过三人。分支机构如与应用或产业关系密切,必须吸收一定数量的来自企业的人士作为委员。

 2.新一届分支机构委员由上一届分支机构委员选举产生。新一届委员数量由分支机构全体委员会议确认。新 一届委员由到会委员以无记名投票方式选举产生,到会委员超过分支机构委员半数以上选举方为有效,得票超过半数者根据事先设定的应选人数得票多者当选。委员 的选举在选举新一届领导机构前完成。委员的选举由上一届分支机构主任主持,也可由主任委托的副主任或秘书长主持。

 3.中国自动化学会会员具有申请分支机构委员的资格,申请人须填写分支机构委员申请表(申请表格见附件),并得到2位以上该分支机构在任委员推荐方可成为分支机构委员正式候选人。委员的增选方式同委员的选举方式。

 4.委员连续3次不参加分支机构组织的学术会议、工作会议或活动,视为自动退出,由主任通告全体委员,并报中国自动化学会秘书处备案。因上述原因退出分支机构的委员,一年内不得申请该分支机构委员资格。

5. 分支机构委员必须向学会缴纳会费,享受由学会提供的会员服务。学会将为分支机构委员统一开具民政部《全国性社会团体会费统一票据》,颁发会员证。未按要求缴纳会费的委员原则上不属于中国自动化学会会员,其委员身份也应须搁置。

 6.每个分支机构的委员数至少40人。

第八条  领导机构的设置

  1.分支机构设主任1人,秘书长1人,副主任人数为委员数的十分之一。如分支机构认为需要,可推出其中一名副主任为第一副主任。秘书长在分支机构领导下负责日常工作,在分支机构闭会期间,其工作对主任负责。分支机构可根据需要建立秘书处。 
  2.如分支机构委员较多,经分支机构全体委员会会议同意,可设立常务委员会。常务委员会人数由专委会全体会议确定,常务委员会委员由委员选举产生。分支机构主任、副主任、秘书长是当然的常务委员会成员,不需要通过选举。

第九条  领导机构的选举
 1.主任、副主任、秘书长的选举由中国自动化学会秘书长委托的理事主持。秘书处负责受理候选人申请和资格审查。

 2.分支机构委员可以在选举2周前提出竞选主任、副主任的书面申请(申请表格见附件),但需得到至少5位委员的书面支持方可成为正式候选人。申请主任候选人时,必须递交所在单位的支持函。上述函件须在选举前递交到学会秘书处。

 3.委员可以直接推荐主任、副主任候选人,如有5个委员推荐同一人,且得到该被推荐人同意时,被推荐人可成为正式候选人。

 4.主任、副主任、秘书长由分支机构全体委员会会议以无记名投票方式选举产生,到会委员超过分支机构委员数半数以上,选举方为有效。选举顺序是:主任、副主任、秘书长,得票超过到会委员数半数者当选。主任候选人在第一轮选举中无一人得票超过半数时,则在得票最高的2名候选人中进行第二轮选举,简单多数当选。副主任由得票超过半数的候选人中按得票多少顺序当选。如当选的副主任数少于事先确定的应选人数,则可再次投票选举差额部分。差额部分候选人数为差额应选人数加1,候选人从得票较多的未当选者中产生,得票超过半数者当选。如本次选举完后当选的副主任数仍少于事先确定的应选人数,也不再选举。

 5.秘书长候选人由主任提名,等额选举,超过到会委员半数当选。如第一次提名候选人没有当选,可以提名其他候选人,继续选举。

 6.主任、副主任、秘书长、委员经选举产生后,由学会常务理事会批准,由中国自动化学会颁发聘书。主任任职年龄不得超过70周岁,连任原则上不得超过2届,党政机关副处级以上干部兼任专委会负责人的,应按干部管理权限报批。

 7.主任、第一副主任不兼任秘书长。

 8.担任本学会分支机构主任职务者不得担任本学会其他分支机构主任,不得兼任其他分支机构的副主任或秘书长。

 9.担任分支机构秘书长职务者不得担任本学会其他分支机构秘书长,兼任其他分支机构副主任职位不得超过1个。

 10.担任本学会分支机构副主任或委员职务不得超过2个。

 11. 在同一分支机构内,同一单位的领导人数不超过2人。

第十条 任期和届中更换

 1.分支机构每届5年(与学会届期相同)。主任连续任期最长不超过2届。

 2.分支机构换届和中国自动化学会理事会换届同步,且在中国自动化学会理事会换届45天之前完成。

 3.主任在任期间不能履行其职责时,如有四分之一委员提出改选主任的动议,则由学会秘书长委托的理事召集委员会全体会议,决定是否罢免主任,以及决定重新选举主任还是由第一副主任继任主任。继任主任任职至当届专委会任期届满为止,继任主任的任职不计为连续任期。

 4.如分支机构年度评估连续两次不合格,由中国自动化学会解散该分支机构领导机构,重新选举主任、副主任和秘书长。

第十一条 主任的职责是:

1.对外代表分支机构发言;

2.组织、主持召开分支机构全体委员会议,主持委员的选举;

3.会前拟定会议议程草案和相关文件,供全体委员会讨论、审议;

4.督促形成会议纪要;

5.领导分支机构制定年度工作计划并组织实施;

6.领导和组织分支机构撰写本专业领域年度学科发展报告;

7.签批分支机构财务收支,由秘书长执行;

8.签署分支机构有关文件;

9.按照本条例规定向中国自动化学会报告年度工作计划和活动开展情况。

第十二条 秘书长的职责是:

 1.负责分支机构日常工作,和学会保持密切联系;

 2.如已设立秘书处,负责领导秘书处的工作;

 3.在主任的领导下负责财务的收支,票据由主任签批,或由主任授权秘书长签批;

 4.负责保管和根据主任的批示使用图章;

 5.负责会议纪要草稿的形成、发放和存档;

 6.分支机构活动的推广和宣传;

 7.向分支机构全体委员会议报告分支机构年度财务状况;

 8.其他由分支机构规定的应由秘书长完成的工作。

第十三条 分支机构委员享有下列权益:

 1.新委员的推荐权、选举权、被选举权和表决权;

 2.优先参加分支机构各项活动;

 3.对分支机构工作提出批评建议和进行监督;

 4.有退出分支机构的自由。

第十四条 分支机构委员应履行下列义务:

 1.遵守学会章程和条例,按时缴纳会费,执行分支机构决议,维护分支机构的声誉和权益;

 2.关心分支机构工作,按规定参加分支机构组织的工作会议和活动,完成分支机构委托的工作。

第十五条  分支机构可以根据需要成立专业学组,报中国自动化学会备案。学组仅为分支机构内部的专业机构,对外仅能以分支机构的名义开展活动。

第十六条  如分支机构认为需要,分支机构可设名誉主任、顾问或荣誉委员。名誉主任、顾问或荣誉委员由主任提名,经分支机构全体委员会议表决同意后,由主任颁发聘书。名誉主任、顾问或荣誉委员可列席分支机构委员会议,但不具有选举权、被选举权和表决权。

第十七条  以分支机构主任身份担任中国自动化学会理事者,在其离任后,不再担任中国自动化学会理事职务。

第十八条  分 支机构是中国自动化学会的组成部分,不具有法人资格,责任由中国自动化学会承担。分支机构须在学会授权的范围内开展活动、发展会员,其收取的费用属于中国 自动化学会所有,会费收缴至中国自动化学会帐户统一核算,由学会统一开具《全国性社会团体会费统一收据》,并享受中国自动化学会的会员服务。分支机构须将 委员和发展的会员名录按规定上报学会,由学会秘书处统一发放会员证。

第四章 分支机构的活动

第十九条 分支机构应根据各自特点开展各种形式的学术活动,如科技创新活动、专题学术研讨会、学术年会、学术论坛、沙龙,组织会员参加国际学术会议和技术展示会,加强与国际同行的交流与合作。分支机构应当做好下列工作:

1.积极组织学术活动,每届任期内至少举办一次全国性学术活动;

2.积极组织编写、出版有关的大中专教材、培训资料、学术专著和技术发展年度报告;

3.积极参与中国自动化学会组织的学术活动和其他有关活动;

4.推荐本专业领域的新技术名词;

5.建立学术交流网站,发布有关学术活动信息及相关资料,为会员提供信息服务;

6.学术活动应对中国自动化学会会员开放并在收费方面给予优惠。

第二十条 分支机构每年至少召开一次工作会议。会议内容包括:讨论由主任提出的工作草案,制定年度工作计划,检 查和评估工作完成情况,讨论其他委员提出的议案等。分支机构全体会议所做出的决议,须有半数以上委员到会,并有出席者半数以上同意方能生效。委员不能到会 时,可书面委托他人参加会议并由其代行表决权。工作会议可以现场形式召开,也可以通信方式召开。但人事任免、选举和其他重大事项必须召开现场会议。

第二十一条 会议纪要和信息传播:工作会议由秘书长负责组织记录,分支机构设立通讯员一名,在会后5个工作日内形成会议纪要初稿,2周内由所有参加会议人员修订确认后由主任签发。会议纪要在主任签发后2个工作日内报学会秘书处。分支机构须及时更新本分支机构网站内容,通讯员须及时将分支机构的活动新闻上报至学会秘书处。

第五章 分支机构工作的评估和财务管理

第二十二条 中国自动化学会根据分支机构的学术活动和工作开展 情况按年度对分支机构进行评估(评估表格见附件)。分支机构应根据要求,将学术活动和工作情况书面报告中国自动化学会。评估工作由秘书处负责组织,并将评 估结果上报中国自动化学会常务理事会。学会对优秀分支机构进行表彰,并给予经费奖励。对当年评估不合格的分支机构提出警告和整改意见,连续两年评为不合 格,经上报常务理事会审议通过后取消该分支机构或对该分支机构进行重组。

第二十三条 分支机构学术活动评估指标主要有:

1.学术会议的频度、规模、参加人数、参加人员分布的领域和代表性;

2.如有会议征文,则:提交论文的数量、录用论文的数量和比例、发表论文的质量;论文出版情况;

3.学术活动的效果、在同行中的知名度和在学术界的影响力;

4.境外人士参会情况及会议的国际化程度;

5.对中国自动化学会会员是否优惠及优惠程度;

6.本领域年度技术发展报告;

7.对国家有关政策法规、技术标准制定的影响力;

8. 是否及时上报活动新闻、年度总结和下一年度工作计划等相关材料。

第二十四条 分支机构工作的评估指标主要有:

1.遵守中国自动化学会章程和其他规章的情况;

2.民主办会、组织建设和内部工作情况;

3.参与由学会组织的活动情况;

4.和学会秘书处信息沟通情况;

5.网站更新的情况;

6.学会认为需要评估的其他事项。

第二十五条 财务管理

分支机构的经费用于本分 支机构的业务活动,不得以盈利为目的。分支机构不得开设银行账户,其财务管理纳入学会财务管理体系,全部收支应当纳入学会财务按照《中国自动化学会分支机 构财务管理制度》统一进行核算与管理,不得计入其他单位、组织或个人账户,共同接受民政部和中国科协的审计。

第六章 附 则

第二十六条  分支机构可以拥有专门的标识。分支机构的标识由分支机构设计报中国自动化学会批准。分支机构对外开展活动或对外宣传时,必须注明中国自动化学会字样和中国自动化学会会徽。

第二十七条  分支机构可根据情况制定本分支机构管理办法,不得与本条例和中国自动化学会的其他规章相冲突。分支机构制定的分支机构管理办法须经学会常务理事会讨论通过后方能实施。

第二十八条  本条例由中国自动化学会制定,经中国自动化学会常务理事会审议通过后生效。中国自动化学会常务理事会负责本条例的解释。

第二十九条 中国自动化学会将根据国家对社会团体登记管理条例的政策,适时修订中国自动化学会分支机构相关工作条例和管理办法。

第三十条 本条例有下列附表,是本条例的组成部分:

附表1:创建中国自动化学会分支机构申请表

附表2:中国自动化学会分支机构负责人申请表

附表3:中国自动化学会分支机构委员申请表