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理事条例

《中国自动化学会理事工作条例》(试行)

(中国自动化学会第十次全国会员代表大会通过)

第一章

第一条 为落实民政部、中国科学技术协会关于社会团体组织管理工作的各项要求,强化中国自动化学会理事会(以下简称理事会)及领导层的职能,明确责权、规范程序、提高效率,特制定本条例。

第二条 本条例根据中国科协颁布的《全国学会组织通则》等有关文件精神,依据学会章程中关于学会理事工作有关规定,总结本学会组织管理工作经验及吸收和借鉴国内外同类组织的一些成法而制定。

第二章 理事会组成

第三条 理事会是全国自动化会员代表大会的执行机构,理事会对全国会员代表大会负责。在全国会员代表大会闭会期间,理事会领导学会工作。理事会每届为五年。

第四条 学会设立常务理事会。常务理事会由理事会选举产生。常务理事会对理事会负责。

第五条 理事会(常务理事会)按照学会章程设立,在学会章程规定的范围内行使职权。

第六条 理事会(常务理事会)组成原则

(一)   确定理事会规模人数的原则是:参照会员总数及分布;依据专业结构、年龄结构以及各省、直辖市、自治区学会(以下简称省级学会)、各专业委员会、工作委员会开展活动的情况;关注科技力量较雄厚企业单位会员情况;

(二)   以及参照上届理事会理事成员的工作及分布情况等。常务理事会人数不得超过理事会人数的1/3

(三)   理事(常务理事)在本专业领域应有一定的代表性、权威性,专家、学者、在产学研第一线工作的科技工作者与管理人员比例适当;

(四)   每届成员调整不得少于1/3

(五)   新推荐的理事候选人年龄原则上应在55周岁(含)以下,具备副高级(含)以上职称;两院院士、全国人大代表、全国政协委员和现任理事不受此限制。

第七条 为有利于理事会工作的开展,设单位理事职位。单位理事职位由有关单位派代表出任,拥有理事的全部职权并履行相关义务。单位理事由会员代表大会选举产生,并须在理事会任期内按规定交纳单位理事会费。

第八条 理事单位的理事代表、代表各省级学会等团体会员单位的理事代表,因故变动必须届中更换时,须由理事会审核更换的合法性和有效性后,方可更换。

第三章 理事会主要负责人

第九条 学会理事长、副理事长、秘书长、常务理事由理事会以无记名投票方式选举产生,当选者的得票数须达到半数以上。理事长、副理事长、常务理事候选人经理事会民主协商产生,候选人本人必需有明确表述同意任职的意向。

第十条 理事长、副理事长、秘书长任职条件按章程规定执行。

第十一条 理事长行使下列职权:

(一) 召集和主持理事会、常务理事会;

(二) 检查全国会员代表大会、理事会(常务理事会)决议的落实情况;

(三) 代表学会签署有关重要文件。

第十二条 理事长为学会法定代表人。如因特殊情况需由副理事长或秘书长担任法定代表人,报经中国科协批复同意,并经民政部批准后,副理事长或秘书长方可担任本学会法定代表人。

学会的法定代表人不得兼任其它全国学会的法定代表人。

第十三条 本学会换届或更换法定代表人之前,法人代表必须依法接受财务审计。

第十四条 副理事长作为学会最高层领导成员,协助理事长做好以下主要工作:

(一) 参加理事长工作会议;

(二)根据分工,分管学会不同方面的工作;

(三)受理事长指派、委托,代表学会参加有关重要会议、出席有关重大活动及代表本会签署有关文件。

第十五条 秘书长在理事会的领导下行使下列职权:

(一)主持办事机构开展日常工作,组织实施年度工作计划;

(二)协调各分支机构、代表机构、实体机构开展工作;

(三)提名副秘书长以及各办事机构、分支机构、代表机构和实体机构主要负责人,交理事会(常务理事会)审定;

(四)聘用办事机构、代表机构、实体机构专职工作人员;

(五)处理其它日常事务。

第十六条 本学会秘书长原则上出自学会挂靠单位。秘书长如为兼职,办事机构设立专职常务副秘书长并在授权范围内行使秘书长职权。

第四章 理事会会议

第十七条 建立理事长工作会议制度,在常务理事会闭会期间,对重大问题进行决策与领导。理事长工作会议由理事长不定期主持召开,由正副理事长、秘书长及有关人员参加。理事长工作会议形成的纪要应向常务理事会通报。

第十八条 理事会召开、常务理事会、理事长工作会议召开一周前,由秘书处向应出席者发出正式通知,包括开会时间、地点、会议议程草案和必要的资料。

第十九条 理事会(常务理事会)可采用集中方式或通讯方式召开,但涉及学会人事任免、分支机构设置、规则制定等重要事项时,须以集中方式召开会议。

第二十条 理事会(常务理事会)须有2/3以上理事(常务理事会)出席方能召开。当理事会(常务理事会)出席人数达不到法定人数时,按一般工作会议召开,不得以理事会(常务理事会)的名义形成决议。

第二十一条 当有1/3以上理事建议召开理事会、1/3以上常务理事建议召开常务理事会时,则理事长必须在收到建议之后的三周内召集相应会议。

第二十二条 在理事会(常务理事会)召开之前,理事(常务理事)可向理事会(常务理事会)提出动议,会议召集人视情形决定是否将其列入会议议程。如果动议的理事(常务理事会)已达法定人数的三分之一时,则该议题必须被列入会议议程。

第二十三条 除非得到理事会(常务理事会)或理事长的授权,任何理事(常务理事)个人均无权就某事项直接交由理事会(常务理事会)表决。理事无权自行召集理事会(常务理事会)。

第二十四条 理事会(常务理事会)召开时,应给予与会者有发表意见的机会,发言者应在规定的时间内发言。发言时间由主持人控制,主持人有权终止任何一个发言者的超时间发言。

第二十五条 理事会(常务理事会)应形成决议的议题,须经会议表决。

第二十六条 理事会(常务理事会)会议安排专人对会议讨论情况进行记录。会议结束后,秘书处应在一周内形成会议纪要草稿,征求全体与会者的意见。理事(常务理事)须在一周内予以确认,否则视为同意纪要。对坚持异议者,其意见在纪要中应予纪录。纪要定稿后及时公布并存档,任何人不得增、删和修改。

第二十七条 电子邮件和传真是理事(常务理事)之间以及理事(常务理事)与学会负责人的重要的沟通工具。对于理事长或其它责任人

通过上述工具传递的重要信息(特别是需要表决的项目),理事(常务理事)必须按时限回复。逾期不回复,则视为同意函件表述的内容。如理事(常务理事)电子邮件地址或传真号码变更,应随时通知秘书处;因地址或号码错误造成的损失由该理事(常务理事)本人负责。

第五章 理事职责和义务

第二十八条 理事(常务理事)因故不能参加会议,应事前向秘书处正式请假,可委托代表参加,并有委托投票权。理事(常务理事)在没有委托他人代表参加会议时,亦可向会议提交书面意见,可在事后对会议议定的事项表态,但不能变更相关决定。

第二十九条 如果理事(常务理事)连续两次无故不出席理事会(常务理事会)会议,理事(常务理事)资格自动终止,由理事会确认并公布。常务理事资格被终止后,保留其理事资格。

第三十条 对于常务理事会需要保密的内容,常务理事有义务和责任加以保密。如有泄密,由理事长代表常务理事会对当事人给予警告,情节严重的,常务理事会有权提请理事会免除当事人常务理事的资格。

第三十一条 理事(常务理事)未经授权,不能对外代表学会发言和签署文件,但以个人身份、以学会任职为背景发表言论除外。

第三十二条 凡以中国自动化学会名义对国际学术组织联系、签订协议,或在国内与其它学会、单位或社会团体为共同开展活动而签订协议等重大事项,均需报理事长工作会议研究,如因时间原因来不及办理批准程序,可先行报理事长批准,过后再行通过、备案。

第三十三条 常务理事必须根据常务理事会的决议完成受委托的工作,如屡次不能完成,常务理事会有权提请理事会免除当事人常务理事的资格。

第三十四条 常务理事可指定一名联络员和学会秘书处进行日常联系,但该联络员不享有任何决策和发表意见的权利。如该联络员错误传达或没有及时准确地传达信息,由其所代表的常务理事负责。

第六章 理事届中变更

第三十五条 理事是学会当然的高级会员,须按时交纳会费。理事不按时交纳会费,自动失去会员资格,同时失去理事资格。失去理事资格后,由理事会通报全体会员。

第三十六条 以学会副秘书长、工作委员会主任身份出任理事者,当其不担任上述职位时,其理事资格即终止。

第三十七条 代表专业委员会担任理事的,其职位在该专业委员会中有变化时,由该专业委员会决定是否更换该理事。如更换时,由专业委员会、推荐,常务理事会确认后生效。

第三十八条 当某专业委员会届中被撤销或合并到其它专业委员会时,代表该专业委员会的理事职位即终止;当某专业委员会年度评估不合格,代表该专业委员会参加理事会的理事资格终止;当该专业委员会整改后被评估合格,可重新推荐其主任或秘书长一人出任理事,由常务理事会确认生效。

第三十九条 代表理事单位出任理事会职位者,如不能履行其职责时,由原推荐单位重新推荐,并填写有关资料报秘书处备案。以单位名义担任理事会职位时,如该单位未按规定交纳费用时,其职位即终止,且当届内不予恢复。

第四十条 理事因触犯法律受到法律制裁,或严重违反学会章程受到处分,其理事资格被终止。

第四十一条 理事资格被终止后,其所担任的常务理事、秘书长、副理事长或理事长职位自动终止;常务理事资格被终止后,其所担任的秘书长、副理事长或理事长资格即终止。

第七章

第四十二条 本条例经理事会通过后生效,由常务理事会负责解释。